Fiche Métier : Secrétaire / Assistant(e)

26 Sep

Le / la secrétaire est directement rattaché à un ou plusieurs chefs de service ou de département et est généralement chargée de jouer un rôle d’assistante.

Mission d’un(e) Secrétaire / Assistant(e)

Au fil des années, le domaine de compétence des secrétaires / assistantes s’est progressivement enrichi. La généralisation de l’informatique a en effet provoquer une diminution du nombre de secrétaires mais leur a permis d’élargir sensiblement leur domaine de compétence.
On compte près d’un million de secrétaires dont la quasi-totalité sont des femmes.
La secrétaire st en charge de :
• Diffuser des communiqués à destination des employés ou des invités
• Saisir des documents sur son poste de travail
• Gérer les agendas
• Organiser les réunions et les déplacements
La secrétaire doit savoir maîtriser un logiciel de traitement de texte et un tableur, posséder une bonne orthographe, savoir rédiger, savoir utiliser la télécopie, les messageries électroniques et souvent Internet.

Etudes / Formation pour devenir Secrétaire / Assistant(e)

Un BTS est généralement requis par les employeurs.
Les formations privilégiées sont les suivantes :
Niveau BAC :
– bac pro secrétariat (30 % des secrétaires ont un bac pro qui permet une insertion rapide grâce aux stages en entreprises)
– bac sciences et technologies de la gestion (STG) qui permet avant tout de poursuivre des études en classe de BTS.
Niveau BTS :
– BTS assistant de gestion PME/PMI, à référentiel eurpéen,
– BTS assistant de manager,
– BTS assistant secrétaire trilingue

Qualités d’un(e) Secrétaire / Assistant(e)

Le/la secrétaire devra être rigoureux et organisé.
Une bonne présentation sera également exigée du fait d’un contact régulier avec des clients, fournisseurs, etc. La secrétaire est souvent considérée comme le reflet de l’entreprise.
A un certain niveau hiérarchique (type assistante de direction) la maîtrise de l’anglais pourra être exigée.
Une capacité à résister au stress sera nécessaire. La secrétaire peut subir les sautes d’humeur d’un patron en manque de temps.